Den nye plikten gjelder både nye og gamle virksomheter, og blir viktig å følge opp.
Hovedformålet med denne nye plikten er at offentlige myndigheter skal kunne kommunisere elektronisk med virksomhetene. For at virksomheter skal kunne motta enkeltvedtak og andre viktige meldinger digitalt, er det offentlige pålagt å varsle om at slike meldinger er sendt. Til dette må det offentlige ha tilgang på det vi kan omtale som elektroniske varslingsadresser.
I en del tilfeller kan manglende oppfølging av et varsel lede til at det ilegges tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr. Denne nye plikten har dermed en økonomisk konsekvens som innebærer at varslingsadresser må tas på alvor.
Du finner bestemmelsene som regulerer plikten til å ha elektronisk adresse her.
En elektronisk adresse er i denne sammenheng enten en e-postadresse eller et mobilnummer det kan sendes SMS til.
På sikt kan elektronisk adresse bli noe helt annet, avhengig av hva som etablerer seg som allmenne digitale postbokser over tid.
Plikten til å melde elektronisk adresse gjelder alle enheter registrert i Enhetsregisteret.
Dersom et foretak eller annen registreringsenhet er registrert med såkalte underenheter, er det frivillig om det skal meldes inn særskilte elektroniske adresser også for disse. Hvis det ikke meldes inn noe særskilt for disse, vil de elektroniske adressene som gjelder hovedenheten bli benyttet.
Offentlige myndigheter kan kun bruke de registrerte elektroniske adressene til egen bruk, altså til enkeltvedtak, viktige meldinger, saksbehandling og forvaltningsoppgaver for øvrig. Myndighetene kan med andre ord ikke videreformidle de elektroniske adressene til eksterne parter.
Fra 15. januar 2018 vil alle nye virksomheter bli tvunget til å melde inn elektronisk adresse. Dette gjøres ved at disse opplysningene blir obligatoriske felter i skjemaet «Samordnet registermelding».
Virksomheter som allerede er registrert i Enhetsregisteret og som har lagt inn e-post og/eller mobil i Altinn (i virksomhetsprofilen), trenger ikke å melde elektronisk adresse på nytt. Disse må bare oppdatere elektroniske adresser i Altinn ved endring. Slik endring skal etter hva vi har forstått kunne utføres under menyvalget «Profil» i Altinn. Her skal det medio januar komme et eget valg for slike elektroniske varslingsadresser.
Selv om Altinn inneholder elektroniske adresser allerede, er det viktig å vurdere om varsler til disse adressene når de rette personene. Les mer om dette nedenfor.
Vi tror det blir viktig for virksomhetene å tenke nøye gjennom hvordan de skal sikre at meldinger fra offentlige myndigheter blir fanget opp. Det må unngås at registrert adresse er til en e-postkonto som sjelden eller aldri leses. Det må for all del unngås at varsler går til personer som har sluttet, eller som kanskje ikke følger opp varslene.
I utgangspunktet tror vi en god anbefaling er å registrere e-postadresser som følger virksomheten og ikke personer. I tillegg bør det vurderes om adressen skal øremerkes et begrenset utvalg henvendelser, slik at varslene ikke drukner i en mengde andre e-poster.
Virksomheter som mottar en god del varsler fra det offentlige, kan med fordel vurdere å etablere en helt egen e-postadresse til dette formålet.
Dersom det registreres kontaktopplysninger til en enkeltperson, blir det selvsagt viktig å huske å endre den elektroniske adressen når personen ikke lenger er aktiv i virksomheten.
Et annet forhold som må vurderes, er hvor mange som skal følge opp varslene. Dette gjelder uansett om det registreres kun én varslingsadresse, eller om det registreres elektroniske adresser på personer. Gjennom interne rutiner må det sikres at varsler blir lest, også dersom personer er på ferie eller av annen årsak ikke følger opp e-poster.
Samtidig må det sikres at varslene faktisk følges opp av den eller de som har ansvar for oppgaven. En utfordring her er at slike varsler vil omfatte alt som offentlige myndigheter har av tjenester, dvs. alt fra eksempelvis vannavlesing til levering av årsregnskap. Den eller de som betjener varslingsadressen må derfor ha god oversikt over hvem som eventuelt skal få videresendt varselet.
Som nevnt innledningsvis kan manglende oppfølging av et varsel medføre økonomiske konsekvenser, for eksempel i form av tvangsmulkt. Erfaringer tilsier at offentlige myndigheter fort vil hevde at deres ansvar er oppfylt så snart de har sendt av gårde et varsel til varslingsadressen. Deretter overtar mottaker alt ansvar for oppfølging.
Denne faren innebærer at vårt beste råd blir å etablere gode og sikre rutiner for oppfølging, som i størst mulig grad bygger opp om å sikre at varsler og meldingene varslene gjelder ikke blir liggende ubehandlet.
Dersom du er kunde av regnskapsfører, kan du få gode råd fra regnskapsføreren om fornuftige løsninger for din virksomhet. For noen virksomheter kan det være heldig at regnskapsfører følger opp varslene.